# MECHNEX WRP – Funktionsübersicht **Die Werkstattsoftware der nächsten Generation** Version 2.8.0 · Herausgeber: Marc-André Straßen – MS-IT Service Copyright © 2026 · Entworfen und entwickelt by Marc-André Straßen mit ❤️ MECHNEX WRP ist ein Windows-Programm für Kfz-Werkstätten. Es deckt den ganzen Ablauf ab: Kunde und Fahrzeug anlegen, Termin planen, Auftrag schreiben, Rechnung festschreiben, kassieren, mahnen und an den Steuerberater übergeben. Es läuft auf einem einzelnen PC oder im Netzwerk mit beliebig vielen Arbeitsplätzen. > Die Bilder im Ordner `screenshots` zeigen eine Demo-Werkstatt mit erfundenen Daten. Die Dateinamen stehen jeweils hinter dem Abschnitt. --- ## 1. Start, Anmeldung und Bedienung - **Anmeldung** mit Benutzer und Passwort; auf Wunsch **„Angemeldet bleiben“** (7, 30, 90 oder 365 Tage, je PC). Gemerkte Anmeldungen sieht und beendet der Administrator unter Einstellungen. - **Startseite** mit Anrufen, Terminen des Tages, offenen Aufträgen, Geburtstagen, zuletzt geöffneten Datensätzen, eigenen Aufgaben, fälligen HU/AU, fälligen Wartungen und Artikeln unter Mindestbestand. - **Fenster-Oberfläche** wie bei klassischer Werkstattsoftware: mehrere Fenster, maximieren, minimieren, Favoriten, Seitenleiste. - **Globale Suche** (Strg+K) über Kunden, Kennzeichen, Belege und Artikel. - **Tastenkürzel** für fast alles; jedes Kürzel lässt sich je Arbeitsplatz frei neu belegen (Übersicht mit F1 oder Strg+#). - **Hell- und Dunkelmodus**, Akzentfarbe frei wählbar (Standard: MECHNEX-Blau). - **Mehrplatz-Sperre:** Wer einen Datensatz bearbeitet, sperrt ihn für die anderen; diese sehen „Wird bereits verwendet – an PC … von …“. - **Mandanten:** mehrere Firmen bzw. Datenbanken je PC, lokal oder über das Netzwerk. Bilder: `01-anmeldung`, `02-startseite`, `76-tastenkuerzel`, `81-dunkles-design-planer`, `82-dunkles-design-beleg` ## 2. Stammdaten ### Adressen (Kunden) - Privat- und Firmenkunden, Anrede, Briefanrede, mehrere Telefonnummern, E-Mail, Geburtstag, Kundengruppe, Rabatte (Lohn/Artikel), Zahlungsziel, Skonto, Debitorennummer (DATEV). - Sperrvermerke: keine Mahnung, keine Werbung, Auftrag netto, Hinweis bei der Rechnung. - Register für Verbindung, Notizen, Fahrzeuge, Umsätze, Reifen, Dokumente und Aufgaben. - Knöpfe direkt in der Adresse: Auftrag, KVA, Rechnung, Fahrzeug, **WhatsApp**, **Fahrzeugschein scannen**, **Mit Handy scannen**. - E-Rechnungs-Format (ZUGFeRD/XRechnung) und Leitweg-ID je Kunde. - CSV-Export und -Import. ### Fahrzeuge - Alle Felder der Zulassungsbescheinigung Teil I: Kennzeichen, FIN, HSN/TSN, Hersteller, Modell, Typ, Erstzulassung, kW, ccm, Kraftstoff, Getriebe, Farbe, Motorcode, Emissionsklasse, Umweltplakette. - **Kennzeichen, FIN, HSN und TSN werden automatisch großgeschrieben.** - Termine: HU, AU, SP, Bremsflüssigkeit, Zahnriemen (Datum/km), Wartung (Datum/km), Longlife, Partikelfilter, Bereifung vorne/hinten. - Register FZ-Historie, Wartungspläne, Reifen, Termine und FZ-Dokumente. ### Artikel & Leistungen - Lagerartikel, Arbeitslohn und Fremdleistungen; Warengruppe, Hersteller, EAN, Einheit, EK/VK, MwSt, Bestand, Mindestbestand (rot bei Unterschreitung), Lagerort, Lieferant und Lieferanten-Artikelnummer, Favoriten. - Leistungen lassen sich als **online buchbar** markieren (Dauer, Kategorie, Text). - Preislisten-Import der Lieferanten mit Spaltenzuordnung und VK-Aufschlag. ### Lieferanten - Firma, Ansprechpartner, Kontakt, eigene Kundennummer, Kreditor. Bilder: `03-kundenliste`, `04-kunde-detail`, `05-fahrzeugliste`, `06-fahrzeug-detail`, `07-artikel`, `23-lieferanten`, `38-preisliste-import` ## 3. Belege und Aufträge - **Belegarten:** Angebot, Kostenvoranschlag, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift. - **Weiterführen mit einem Klick:** Angebot/KVA → Auftrag → Lieferschein/Rechnung. - **Positionen:** Arbeitslohn, Artikel, Fremdleistung, Text, Textbausteine, Mängel; Rabatt je Zeile; Einfügen aus Lager, Stundenliste oder **Warenkorb**; Schnellwahl der Favoriten. - **GoBD-konform:** Rechnungen sind zunächst Entwürfe. Erst beim **Festschreiben** bekommen sie ihre lückenlose Nummer und sind danach unveränderbar. Korrekturen nur per Storno mit automatischer Stornorechnung. Festschreiben nur mit vollständigen Pflichtangaben der Firma (§ 14 UStG). - Lager wird beim Festschreiben abgebucht und beim Storno zurückgebucht. - **Zahlungen und Teilzahlungen** (Überweisung, Bar, EC, Kreditkarte …). **Barzahlungen laufen automatisch über die Kasse** und werden TSE-signiert. - **Digitale Unterschrift** des Kunden auf Auftrag, KVA und Lieferschein. - **Checklisten** je Auftrag (Fahrzeugannahme, Inspektion, Reifenwechsel, eigene Vorlagen). - **Dokumente** je Beleg: Fotos, PDFs, Scans – auch direkt **vom Handy**. - **„Fertig melden“** per E-Mail oder WhatsApp, wenn das Fahrzeug abholbereit ist. Bilder: `08-belege-rechnungen`, `09-belege-auftraege`, `10-beleg-auftrag`, `11-beleg-rechnung` ## 4. Druck und Belegdesign - A4-Druck nach DIN 5008 mit Logo, Falzmarken, Zwischensumme/Übertrag, „Seite x von y“ – als Ausdruck oder PDF. - **Fünf Layouts** (Werkstatt, Standard, Modern, Klassisch, Kompakt), je Belegart einzeln wählbar. - Farben, Kopf und Fuß, Schriftgröße, Slogan, Leistungen im Kopf, Fahrzeugkasten, Spalten. - **Felder mit der Maus verschieben** (Logo, Anschrift, Belegdaten, Überschrift, Fahrzeugdaten, Einleitung) mit Live-Vorschau. - **Unterschrift** des Bearbeiters automatisch oder fest hinterlegt; **Briefpapier** als Hintergrund. - Aus der Druckansicht: per E-Mail, per WhatsApp, als E-Rechnung, als PDF speichern, drucken. Bilder: `12-druckansicht-rechnung`, `60-einstellungen-belegdesign-editor` ## 5. E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung) - **ZUGFeRD-PDF** (Profil EN 16931, PDF/A-3 mit eingebetteter XML) für Firmenkunden. - **XRechnung 3.0** (CII-XML) für Behörden mit Leitweg-ID. - Pflichtangaben werden vorher geprüft, fehlende Angaben verständlich angezeigt. - Ist beim Kunden ein Format hinterlegt, hängt das Programm die E-Rechnung beim E-Mail-Versand automatisch an. - Geprüft mit den offiziellen Prüfregeln (EN 16931 und KoSIT XRechnung) – ohne Fehler. Bild: `71-e-rechnung-xrechnung` ## 6. Werkstattplaner - Ansichten: Tag (Spalten je Mitarbeiter), Arbeitswoche, Woche, Monat, Chronologisch, nach Mitarbeitern gruppiert; Zeitraster 60 bis 5 Minuten. - Termine per Maus anlegen, verschieben, kopieren (Strg), verlängern; Rechtsklick-Menü mit Status, farbigen **Beschriftungen** („Kunde wartet“, „Hol- und Bringservice“ …), Teilen, Duplizieren, Auftrag anlegen/öffnen, Erinnerung per E-Mail, **WhatsApp** und Änderungshistorie. - Arbeitszeiten und Pausen sichtbar, außerhalb schraffiert. - Termine aus der **Online-Terminbuchung** landen automatisch im Plan. Bilder: `13-terminplaner-woche`, `81-dunkles-design-planer` ## 7. Werkstatt-Module - **Reifeneinlagerung:** Lagerplatz, Saison, Hersteller, Größe, DOT, Profiltiefe je Rad mit Warnung, Felge, Etikettendruck, Ein- und Auslagern. - **Zeiterfassung:** Kommen/Gehen stempeln (Strg+Alt+S), Pausen, Urlaub/Krank, Soll/Ist-Saldo je Monat, Druck. - **Ersatzfahrzeuge:** Belegungsplan, Ausleihen mit km und Tank, Schutz gegen Doppelbuchung. - **Wartungspläne:** wiederkehrende Aufträge nach Monaten und km, Fälligkeitsanzeige. - **Checklisten-Vorlagen**, **Aufgabenplaner** mit Zuständigem, Priorität und Fälligkeit, **Textbausteine**. Bilder: `14-reifeneinlagerung`, `15-zeiterfassung`, `29-ersatzwagen`, `30-wartungsplaene`, `31-checklisten-vorlagen`, `32-aufgaben`, `36-textbausteine` ## 8. Kasse und TSE (KassenSichV) - **Kasse** mit Artikel- und EAN-Suche, freiem Betrag, Bar/EC/Kreditkarte/Gutschein, Rückgeld-Tasten, 80-mm-Bon, Storno. - **Rechnungen an der Kasse kassieren**, Ein- und Auszahlungen, **Kassenbuch**, **Tagesabschluss (Z-Bon)** mit Kassensturz, **Gutscheine** verkaufen und einlösen. - **TSE-Anbindung:** fiskaly SIGN DE (Cloud-TSE, ohne Hardware) oder **Epson-TSE (Hardware)** im Bondrucker bzw. TSE-Server. Einrichtung mit einem Klick, jeder kassierende Arbeitsplatz wird automatisch als eigener TSE-Client angemeldet. - **Jede Bargeld-Buchung wird signiert** – auch Barzahlungen auf Rechnungen. QR-Code auf dem Bon, Ausfallvermerk bei TSE-Störung. - **DSFinV-K-Export** (alle 20 Tabellen + index.xml) und **TSE-Export (TAR)** für die Kassen-Nachschau. - **Meldedaten für „Mein ELSTER“** auf einen Blick. - **Ohne Kasse arbeiten:** Wer keine elektronische Kasse braucht, schaltet die Kassenfunktion dauerhaft ab (Wiedereinschalten nur mit Freischaltcode von MS-IT Service). Bilder: `18-kasse`, `19-kassenbon-tse`, `20-kassenbuch`, `21-kassenbons`, `22-gutscheine`, `53-einstellungen-kasse-tse`, `79-tagesabschluss-z-bon`, `80-tagesabschluesse` ## 9. Einkauf und Lager - **Bestellungen** an Lieferanten mit Druck und Status, **Wareneingang** mit Lagerbuchung. - **Bestellvorschlag** aus dem Mindestbestand (offene Bestellungen werden berücksichtigt). - **Inventur** mit Zählliste und Buchung der Differenzen. - **Rabattmatrix** (Kundengruppe × Warengruppe). - **Warenkorb-Import per KI:** Warenkorb im Teile-Shop markieren, Strg+C, im Beleg Strg+V – Artikelnummer, EAN, Bezeichnung, Menge und Preis werden erkannt, mit dem Artikelstamm abgeglichen und mit Aufschlag übernommen. Auch per Screenshot. Bilder: `24-bestellungen`, `25-bestellvorschlag`, `43-inventur`, `44-rabatte`, `72-warenkorb-import-ki` ## 10. Finanzen und Auswertungen - **Offene Posten** mit Überfälligkeit und Zahlungserfassung. - **Mahnwesen** in drei Stufen (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, letzte Mahnung) mit Gebühren, Texten, Druck und E-Mail. - **DATEV-Buchungsstapel (EXTF)** für SKR 03/04 – Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen, Kasse. - **Auswertungen:** Umsatz je Monat, Lohn/Material/Fremdleistung, Top-Kunden, Top-Artikel, Umsatzsteuer. - Einkaufspreise und Ertrag nur für berechtigte Benutzer sichtbar. Bilder: `16-offene-posten`, `17-auswertungen`, `26-mahnwesen`, `27-mahnungen`, `28-datev-export` ## 11. Kommunikation - **E-Mail-Versand** von Belegen und Mahnungen als PDF (eigener SMTP-Server oder Brevo), wahlweise als gestaltete HTML-Mail mit Logo. - **E-Mail-Vorlagen** für jede Belegart, „Fahrzeug fertig“, Terminerinnerung, HU/AU, Reifenwechsel-Saison und Geburtstag – mit Platzhaltern und Vorschau. - **WhatsApp:** Kunden aus Adresse, Termin, Planer und Auftrag anschreiben; Belege als PDF senden. Öffnet die WhatsApp-App auf dem PC oder WhatsApp Web, mit Textvorlagen und Einwilligungsabfrage (DSGVO). - **Serienbriefe & Erinnerungen** (HU/AU fällig, Geburtstag, inaktive Kunden …) per Brief, E-Mail oder Adressetiketten. - **Anrufliste** mit Anruferkennung über den Fritz!Box-Anrufmonitor – Hinweis an allen Arbeitsplätzen. - **Geburtstagsliste**. Bilder: `33-serienbriefe`, `34-anrufliste`, `35-geburtstage`, `55-einstellungen-email-whatsapp`, `61-einstellungen-email-vorlagen`, `70-whatsapp-kunde`, `78-whatsapp-rechnung-senden` ## 12. KI-Funktionen (Ollama) - **Werkstatt-Assistent** (Strg+J): beantwortet Fragen zu Kunden, Fahrzeugen, Belegen, Terminen, Lager und Umsatz und bereitet Termine, Belege, Adressen und Fahrzeuge als Entwurf vor. - **Fahrzeugschein scannen:** per Webcam, Foto, Scanner oder Handy – Halter und Fahrzeugdaten werden gelesen, geprüft und mit einem Klick als Adresse und Fahrzeug angelegt. - **Warenkorb-Import** (siehe Einkauf). - **Hermes Agent / MCP-Schnittstelle** für externe KI-Agenten mit eigenen Schlüsseln und Rechtestufen. - Wahlweise Ollama Cloud oder ein lokales Ollama (Daten bleiben im Haus). Bilder: `62-einstellungen-ki-hermes`, `74-fahrzeugschein-ki-erkennung`, `75-ki-assistent` ## 13. Mit dem Handy fotografieren - Im Programm erscheint ein **QR-Code**. Das Handy im selben WLAN scannt ihn, macht das Foto, und das Bild ist sofort im Programm – beim Fahrzeugschein-Scan und bei den Dokumenten. - Keine App nötig; der Code gilt 15 Minuten nur für diesen Vorgang. Bilder: `73-handy-scan-qr`, `83-handy-seite` ## 14. Online-Terminbuchung - Eigenes **Buchungsportal** für die Website (PHP, separates Paket): Kunden wählen Leistung und freien Termin. - MECHNEX holt die Buchungen jede Minute ab, ordnet Kunde und Fahrzeug über Kennzeichen bzw. Name zu, legt Neukunden an und trägt den Termin in den Planer ein – optional gleich mit Auftrag. - Öffnungszeiten, parallele Termine, Vorlauf und geschlossene Tage einstellbar. Bilder: `37-online-buchungen`, `57-einstellungen-online-termine` ## 15. Benutzer, Rechte und Sicherheit - Benutzer mit Rollen **Administrator, Büro, Werkstatt**, Farbe im Planer, Stundensatz, Sollstunden, Urlaubstage, eigene Unterschrift. - **Rechte-Matrix:** Für Büro und Werkstatt ist einzeln einstellbar, wer welche Belege erstellen, festschreiben, stornieren, drucken und versenden darf, wer Einkaufspreise sieht, Stammdaten löscht, an die Kasse darf usw. Die Rechte werden im Server geprüft. - **Protokoll** aller wichtigen Aktionen. - Passwort-Hashing (scrypt), Login-Sperre nach Fehlversuchen, Schutz gegen Cross-Site-Anfragen. Bilder: `40-benutzer`, `42-protokoll`, `59-einstellungen-rechte-matrix`, `58-einstellungen-darstellung-anmeldung` ## 16. Datensicherung - Automatische Sicherung täglich, werktags, wöchentlich oder stündlich – verpasste Sicherungen werden nachgeholt. - Zusätzlich auf **NAS/USB/Netzlaufwerk** und per **WebDAV** (Nextcloud, Synology, HiDrive, Hetzner …), optional **AES-256-verschlüsselt**. - Wiederherstellen und Holen von Sicherungspaketen mit einem Klick. Bild: `41-datensicherung` ## 17. WinQuick-Anbindung - **Datenübernahme** von Adressen, Fahrzeugen, Artikeln und Lieferanten aus einer WinQuick-Datenbank (nur lesend). - **Live-Abgleich:** gemeinsam mit WinQuick auf derselben Datenbank arbeiten (Adressen, Fahrzeuge, Artikel, Werkstattplaner). Schreiben ist standardmäßig aus und muss bestätigt werden. - **Umstellung** von WinQuick auf MECHNEX WRP ohne Datenverlust, inklusive Archiv der alten Belege. *WinQuick ist eine Marke bzw. ein Produkt der Müßner EDV. MECHNEX WRP ist ein eigenständiges Programm von MS-IT Service und steht in keiner Verbindung zu Müßner EDV.* Bild: `39-winquick-uebernahme` ## 18. Support - **Support / Fehler melden** direkt aus dem Programm (Strg+Alt+H): Beschreibung, optional Bildschirmfoto und technische Angaben – die Anfrage geht per E-Mail an MS-IT Service. Bild: `77-support-anfrage` ## 19. Einstellungen (Auswahl) Firma und Bankverbindung, Belege & Preise (Stundensatz, Zahlungsziel, Kleinunternehmer), Textvorlagen, Nummernkreise, Werkstatt (Planerzeiten, Pausen, Raster), Kasse & TSE, Mahnwesen, Buchhaltung/DATEV, E-Mail & WhatsApp, Telefon (Fritz!Box), Online-Termine, Darstellung & Anmeldung, Rechte, Belegdesign, E-Mail-Vorlagen, KI & Hermes, Drucker und Netzwerk. Bilder: `50-einstellungen-firma` bis `62-einstellungen-ki-hermes` ## 20. Technik und Betrieb - Windows-Programm (Installer oder portable Version), ein PC als Server für beliebig viele Arbeitsplätze im Netzwerk; zusätzlich als Linux-Server lauffähig. - Nur im lokalen Netzwerk bzw. per VPN nutzen – den Programm-Port nicht ins Internet freigeben. - Datenbank SQLite, automatische Aktualisierung der Datenbankstruktur bei Updates. - Übernahme der Daten aus der Vorgängerversion beim ersten Start. --- ## Hinweise - **Kasse/TSE:** Wer elektronisch kassiert, braucht eine zertifizierte TSE (Vertrag mit fiskaly bzw. Epson-TSE-Hardware) und muss die Kasse beim Finanzamt melden. Die TSE-Anbindung ist eingebaut, aber noch nicht mit echten Zugangsdaten bzw. echter Hardware getestet. - **DATEV:** Kontenzuordnung einmal mit dem Steuerberater abstimmen und einen Testimport machen. - **KI über Ollama Cloud** überträgt Daten an einen externen Anbieter (Auftragsverarbeitungsvertrag nötig); ein lokales Ollama hält die Daten im Haus.